Ogólnopolska platforma dystrybucji paragonów elektronicznych — HUB Ministerstwa Finansów zaczęła działać 15 września 2023 r.
Jednym z elementów systemu jest aplikacja mobilna dowolnego producenta oprogramowania, w tym rozwiązanie Ministerstwa, e-Paragony. Za pośrednictwem aplikacji, jej użytkownik będzie mógł założyć swój indywidualny profil oraz przechowywać na nim fiskalne dokumenty elektroniczne. Pozwoli to na powiązanie nabywcy z wystawionymi dokumentami sprzedaży i odbieranie e-paragonów wystawionych przez różne kasy rejestrujące.
Z HUB MF może korzystać dowolne urządzenie fiskalne, które posiada homologacje na wydawanie e-paragonów oraz kasy wirtualne, które komunikują się z HUB MF zgodnie z interfejsem udostępnionym na stronie https://www.podatki.gov.pl/e-paragony/dokumentacja/#instrukcje. Nowa wersja aplikacji 2.0 e-Paragony przygotowanej przez resort finansów jest do pobrania w sklepach Google Play Store i Apple Store.
Aplikacja pozwala kupującym na generowania unikalnych identyfikatorów. Umożliwią one bezpieczne przypisanie e-paragonów do konkretnych osób. Jest to istotny krok w procesie wdrażania elektronicznych dowodów zakupu. Nowe rozwiązanie ma na celu zwiększenie bezpieczeństwa i zachęcenie zarówno klientów, jak i sprzedawców do korzystania z e-paragonów.
– Prace nad powszechnym wdrożeniem e-paragonów w Polsce rozpoczęły się już kilka lat temu. Pierwsze zapowiedzi pojawiły się w 2016 roku, kiedy Ministerstwo Rozwoju planowało wprowadzenie obowiązkowych kas online, umożliwiających wystawianie elektronicznych dowodów zakupu od 1 stycznia 2018 roku. Jednak z powodu dużego obciążenia finansowego dla firm, wprowadzenie kas online zostało podzielone na etapy, a temat e-paragonu na pewien czas został odłożony na boczny tor – mówi Michał Sosnowski, business development manager w Exorigo-Upos.
E-paragon w aplikacji
Po pobraniu aplikacji kupujący będą mogli wygenerować indywidualny piętnastoznakowy kod, który stanie się ich unikalnym identyfikatorem. Aby założyć konto na platformie nie trzeba podawać swoich danych takich jak nazwisko, numer telefonu czy PESEL.
Podczas płatności nabywca, który chce otrzymać e-paragon, powinien pokazać kasjerowi wygenerowany, indywidualny identyfikator z aplikacji e-Paragony. Sprzedawca zeskanuje kod, a kasa automatycznie przekaże paragon do HUBu. Po kilku chwilach nabywca może bez przeszkód pobrać swój e-paragon na urządzenie mobilne.
Możliwe jest także pogrupowanie wydatków według paragonów, do których zostały przypisane, dodawanie papierowych paragonów i zapisywanie dokumentów w chmurze.
Wygenerowany e-paragon będzie dostępny w HUB MF do pobrania przez 30 dni od daty zakupu i w tym czasie należy go pobrać na swój telefon do aplikacji e-Paragony lub innego systemu przechowującego e-dokumenty. Po upływie tego terminu, elektroniczny paragon zostanie automatycznie usunięty. Według deklaracji Ministerstwa, aplikacja na iOS będzie pozwalała na przechowywania danych w chmurze, co pozwoli np. przy zmianie telefonu na synchronizację paragonów i przeniesienie ich na nowe urządzenie. Podobna funkcjonalność ma być udostępniona także w wersji na Android.
Aplikacja zabezpieczona jest PINem lub biometrią (o ile telefon obsługuje odcisk palca lub skanowanie twarzy). Oprócz PINu użytkownik może zdefiniować własne hasło zabezpieczające, które posłuży do zmiany PINu. Należy pamiętać, że jeśli zapomni się i PINu i hasła, nie będzie można odzyskać dostępu do aplikacji i pozostaje jej ponowna instalacja.
Czy sprzedawca musi wymienić kasę fiskalną, żeby wydawać e-paragony?
Nie wszystkie kasy używane na rynku posiadają funkcje przesyłania do HUBu nowych informacji. Niektóre systemy online umożliwiają zdalną aktualizację oprogramowania istniejącej drukarki do wersji, które obsłuży e-paragony bez konieczności wymiany posiadanego sprzętu.
– Obserwując sukces e-recept można przypuszczać, że e-paragony spodobają się Polakom i szybo staną się powszechne. Na rynku są już narzędzia, które ułatwiają i usprawniają procesy związane z fiskalizacją, nasze rozwiązanie to modułowy system SmartHUB do e-fiskalizacji, który automatyzuje obsługę rejestracji, dokumentacji i raportowania sprzedaży online. Koncentruje w sobie obsługę całego procesu generowania i dostarczania zarówno e-paragonów, jak i e-faktur do klientów końcowych lub systemów sprzedawcy – podaje przykład Michał Sosnowski.
Czy sprzedawca musi wydać e-paragon?
Rozwiązanie Ministerstwa Finansów jest dobrowolne. Sprzedawcy mogą ograniczyć się do wydawania dokumentów sprzedaży w postaci papierowej lub korzystać z własnych aplikacji czy programów lojalnościowych generujących paragon w formie elektronicznej i we własnym zakresie identyfikować kupującego. Wiele firm posiadających własne, rozbudowane systemy lojalnościowe, już tak robi, a elektroniczne dowody zakupów są bardzo wygodne, nie trzeba przechowywać paragonów papierowych, gdy chce się zwrócić lub zareklamować towar. Wystarczy sięgnąć do historii zakupów. Eksperci przewidują, że największe zainteresowanie HUBem może dotyczyć małych firm, które nie prowadzą własnych programów lojalnościowych.
Oprócz strony technicznej, kluczowym czynnikiem sukcesu może okazać się zaufanie kupujących do rządowej platformy, która wedle Ministerstwa Finansów zapewnia anonimowość.
Szczegóły dotyczące rządowego rozwiązania dostępne są na stronie: https://www.podatki.gov.pl/e-paragony.
