Szybszy rozwój polskiego producenta kosmetyków dzięki EDI
Elektroniczna wymiana danych (EDI) potrafi znacznie usprawnić pracę i zwiększyć przewagę konkurencyjną firmy. Dotyczy to także branży kosmetycznej. Przekonała się o tym firma z Wielkopolski produkująca kosmetyki. Sprzedają swoje produkty jako marki własne do największych sieci handlowych na rynku niemieckim, holenderskim, duńskim.
– Spółka chciała zwiększyć skalę współpracy z dystrybutorami ich produktów. Do tego chcieli w miarę możliwości ograniczyć ręczną obsługę zamówień i faktur. Dlatego wdrożenie EDI dla nich było idealnym rozwiązaniem – mówi Jarosław Trzpiel, doradca Zarządu ds. Sprzedaży w Editel Polska.
Jakie korzyści mają firmy z branży beuaty, które wdrożyły system EDI?
Jak podkreśla ekspert z Editel Polska, korzyści dla firm z branży kosmetycznej, które wdrożą system EDI są podobne do tych, które odnoszą spółki z innych branż. Jest to znacznie szybsza wymiana informacji ważnych biznesowo przez współpracuje spółki, np. producenta kosmetyków i sieć handlową czy hurtownię. Po drugie jest to ograniczenie praktycznie „do zera” ryzyka pojawienia się błędów w obsłudze zamówień.
– W przypadku producenta kosmetyków z Wielkopolski, który dostarcza towary do Niemiec, Danii czy Holandii, dość łatwo byłoby o błąd ze strony ludzi. Wiąże się to z obsługą klientów w różnych językach. EDI nie ma bariery językowej. Dlaczego? Bo bazuje na kodzie, który jest podstawą identyfikacji towaru. Do tego posługiwanie się kodem jest po prostu szybsze – wyjaśnia Jarosław Trzpiel.
Istotne są także korzyści finansowe. Firma, która wdroży system elektronicznej wymiany danych nie musi zatrudniać sztabu ludzi do obsługi zamówień czy do przepisywania i sprawdzania faktur.
– EDI ułatwia obsługę faktur, co może być problematyczne z kontrahentami zagranicznymi. Często zawartość takich faktur różni się od polskich dokumentów. Na przykład jest wymagany numer kontraktu, niezależnie od numeru zamówienia. System EDI pozwala to wszystko poprawnie przesłać – dodaje ekspert z Editel Polska.
Na co zwrócić uwagę wdrażając EDI w swojej firmie?
Przy wdrażaniu EDI najpierw trzeba dokładnie rozpoznać jakie dane chce firma wymieniać ze swoimi kontrahentami. Następnie eksperci od elektronicznej wymiany danych dokładnie sprawdzają jakimi schematami posługują się partnerzy. Jakie są wymagane zabezpieczenia czy certyfikaty.
– Jednak najważniejszym etapem podczas wdrażania EDI jest ustalenie kartoteki towarowej produktów i przypisanie im odpowiednich kodów. Raz wprowadzony kod, jest później identyfikowany i rozpoznawany przez system. Jeśli mamy ustaloną kartotekę towarową produktów, to tylko pozostaje informowanie o nowościach produktowych – wyjaśnia Jarosław Trzpiel.
Czy system EDI można wdrożyć do firmy kosmetycznej sprzedającej w modelu e-commerce?
Wiele podmiotów jest w stanie generować znaczny obrót na handlu kosmetykami przez Internet. Czy w takiej sytuacji warto wdrożyć takiej firmie elektroniczną wymianę danych?
– W sprzedaży internetowej kosmetyków, to portal lub aplikacja jest miejscem, w którym jest tworzone zamówienie. I stamtąd trafia do ERP. Chociaż to złożenie zamówienia jest przesyłane w formie pliku cyfrowego, to bardzo często klienci są osobami fizycznymi. Do tego przeważnie są to zakupy anonimowe. Natomiast domeną EDI jest wymiana business to business, a nie customer to business – wyjaśnia Jarosław Trzpiel.
Ale już jak najbardziej można wykorzystać EDI do komunikacji biznesowej z dostawcami do sklepu internetowego. Zwłaszcza jeśli u kilku z nich internetowa drogeria zamawia setki lub tysiące różnych produktów. Elektroniczna wymiana dokumentów pozwala uniknąć długotrwałego i żmudnego procesu przepisywania lub sprawdzania zamówień i faktur „tasiemców”, które zawierają wiele pozycji.
– EDI jest doskonały dla kosmetycznego e -commerce, ale wyłącznie w procesie zaopatrzenia. Ale nie rekomendowałbym tego narzędzia do obsługi pojedynczych klientów – dodaje ekspert Editel Polska.
Czy EDI sprawdzi się w salonie kosmetycznym lub fryzjerskim albo aptece?
Z podobnych powodów EDI nie musi być najlepszym rozwiązaniem dla małych salonów kosmetycznych czy zakładów fryzjerskich.
Czy salon kosmetyczny czy fryzjerski? Czy takie punkty mogą być włączone do systemu EDI jako odbiorcę kosmetyków tych dla profesjonalistów.
Ale elektroniczna wymiana danych może już sprawdzić się w sieci niezależnych aptek. Może to być też dobre narzędzie dla sieci salonów SPA czy sieci salonów kosmetycznych. Ale pod warunkiem, że zakupy kosmetyków do nich odbywają się poprzez centralę i mamy do czynienia z dużą skalą zamówień.
Więcej o systemie EDI w branży kosmetycznej i farmaceutycznej na stronie: Usprawnij operacje z EDI
