Zgodnie z obowiązującymi przepisami mikroprzedsiębiorcy mają czas do 2027 r. na rozpoczęcie wystawiania faktur sprzedażowych w KSeF. W praktyce jednak, jak podkreśla cytowany przez „Rzeczpospolitą” doradca podatkowy i partner w Crido Maciej Dybaś, od 1 lutego 2026 r. będą zmuszeni korzystać z systemu jako nabywcy. Bez dostępu do KSeF nie będą mogli pobrać faktur zakupowych wystawianych przez duże firmy, co uniemożliwi ich prawidłowe rozliczenie.
Od tego momentu faktury zakupowe nie będą już przekazywane e-mailem w formacie PDF ani w wersji papierowej. Jedyną prawnie obowiązującą fakturą stanie się dokument ustrukturyzowany w formacie XML, dostępny w KSeF. Duży sprzedawca nie będzie mógł wystawić faktury w inny sposób, a ewentualne przesłanie wizualizacji dokumentu będzie wyłącznie jego dobrą wolą i nie będzie miało mocy prawnej.
Eksperci zwracają uwagę, że obowiązek ten obejmie w praktyce niemal wszystkich przedsiębiorców, niezależnie od skali działalności. Jak wskazuje Izabela Leśniewska, doradczyni podatkowa w kancelarii Alo-2, każdy przedsiębiorca korzystający z usług telekomunikacyjnych, internetu, paliwa na stacjach sieciowych czy dokonujący zakupów firmowych w dużych sieciach handlowych otrzyma fakturę wyłącznie poprzez KSeF. Tym samym nawet najmniejsze firmy zostaną włączone w system już od jego startu w 2026 r.
Dodatkowym wyzwaniem jest brak automatycznych powiadomień o nowych dokumentach w systemie. KSeF nie będzie informował przedsiębiorców o wystawieniu faktury, co oznacza konieczność regularnego i samodzielnego sprawdzania systemu. Eksperci ostrzegają, że może to zwiększyć ryzyko przeoczenia faktur i opóźnień w płatnościach, szczególnie wśród małych firm, które – jak podkreśla Izabela Leśniewska – często nie są jeszcze świadome, że w praktyce wejdą w KSeF już w lutym 2026 r.

