Ochrona przed nierzetelnym kontrahentem powinna zacząć się już na etapie rozpoczęcia współpracy, ponieważ życie pokazuje, że w obrocie gospodarczym musi obowiązywać zasada ograniczonego zaufania i maksymalnej dbałości o swoje interesy. Powszechne jest ustne zawieranie umów i potwierdzanie ich co najwyżej dokumentem rachunkowo-rozliczeniowym, czyli rachunkiem lub fakturą. Sprzyja temu także usunięcie z kodeksu cywilnego art. 75 wymagającego zachowania formy pisemnej umowy. Aczkolwiek rachunek czy faktura znajdą zastosowanie w razie dochodzenia roszczeń na drodze sądowej, brak umowy w formie pisemnej może utrudnić postępowanie dowodowe przed sądem i zwykle oznacza także brak zabezpieczeń, a poza tym ma wpływ na czas trwania postępowania. Upływ czasu zaś ma decydujące znaczenie dla powodzenia odzyskania pieniędzy – tak z powodu ryzyka przedawnienia, jak i z uwagi na zmiany stanu majątkowego dłużnika oraz ze względu na czynniki czysto psychologiczne. Każdy dłużnik ma mocne przekonanie, że dług oddaje „ze swojej kieszeni”, co jest w jego odczuciu zawsze krzywdzące, więc będzie tego unikał. Dlatego też już przy rozpoczęciu współpracy celowe jest sprawdzenie stanu majątkowego i kondycji firmy kontrahenta oraz pozyskanie danych, które będą niezbędne
w razie konieczności windykacji należności.
Weryfikacja kontrahenta
Kontrahenta można zweryfikować samodzielnie, korzystając z informacji w Internecie. Sporą część danych uzyskamy bezpłatnie np. na stronach Ministerstwa Sprawiedliwości (www.ms.gov.pl). Te same dane często można otrzymać od podmiotów komercyjnych, ale już odpłatnie, warto więc zacząć od sprawdzenia ich na stronach z rozszerzeniem „gov”. Najprościej jest przejrzeć rejestr CEIDG (www.ceidg.gov.pl) i KRS (www.ems.ms.gov.pl), w tym Rejestr Dłużników Niewypłacalnych (nie jest rejestrem żadnego komercyjnego biura informacji gospodarczej) oraz rejestr Regon (www.stat.gov.pl). Można z nich uzyskać podstawowe informacje o kontrahentach, dotyczące formy, miejsca i przedmiotu prowadzonej działalności oraz liczne dane osobowe, w tym numery NIP czy Pesel.
W sieci można znaleźć też opinie internautów o firmie, jej kondycji, współpracy z kontrahentami lub pracownikami i choć należy traktować je z ostrożnością, zawsze mogą być źródłem sygnałów, które warto sprawdzić. Również na podstawie strony internetowej kontrahenta można wstępnie ocenić jego kondycję (czy strona funkcjonuje, czy wygasła, jak świeże są dane, czy nie są sprzeczne np. z informacjami w CEIDG, KRS lub Regon). Jeśli jest taka możliwość, dobrze jest bezpośrednio zweryfikować stan majątkowy kontrahenta – jak wygląda biuro, magazyny, czy firma ma samochody, ile
i w jakim stanie. Jeśli przedsiębiorca prowadzi sprzedaż przez swą sieć przedstawicieli handlowych, ich obowiązkiem powinno być sprawdzenie stanu majątku potencjalnego kontarchenta w terenie.
Zawarcie umowy i formy zabezpieczenia
Korzystając ze stron firm windykacyjnych, można sprawdzić, czy nie są oferowane do sprzedaży długi kontrahenta, bo to może oznaczać, że toczyła się wobec niego egzekucja i nie przyniosła oczekiwanych skutków. Poświęcając nieco czasu na kontakt z oferującym, można uzyskać bardziej szczegółowe informacje, zwłaszcza o realnym stanie majątkowym takiego dłużnika.
Ustalenie adresu zamieszkania i prowadzenia działalności, numeru Pesel i NIP kontrahenta na wstępnym etapie współpracy ułatwi i przyśpieszy postępowania sądowe i egzekucyjne, w których podanie ich jest konieczne.
Wszystkich tych czynności przedsiębiorca może dokonać samodzielnie. Po takim wstępnym sprawdzeniu kontrahenta należy rozważyć zawarcie umowy, tym razem korzystając z pomocy prawnika, który dopasuje postanowienia umowy do konkretnych potrzeb przedsiębiorcy.
Nie ulega wątpliwości, że zawarcie umowy, nawet w zwykłej formie pisemnej, jest w obrocie pożądane, nie tylko dlatego że strony uregulują zasady współpracy, co ograniczy ewentualne nieporozumienia, ale także z uwagi na możliwość dokonania przy tej okazji dodatkowych zabezpieczeń. Do najpopularniejszych zabezpieczeń należy weksel in blanco oraz złożenie oświadczenia o dobrowolnym poddaniu się egzekucji w trybie art. 777 par.1 ust. 4 i ust. 5 kodeksu postępowania cywilnego. Weksel in blanco przyśpieszy postępowanie sądowe, ponieważ umożliwi skorzystanie z trybu nakazowego, który jest tańszy i szybszy niż zwykły tryb postępowania, oraz będzie natychmiast wykonalny po upływie terminu do zaspokojenia roszczenia. Akt notarialny, o którym wyżej mowa, jako że sam stanowi tytuł egzekucyjny, nie będzie wymagać prowadzenia procesu, a tylko opatrzenia go klauzulą wykonalności przez sąd. Oczywiście istnieją inne jeszcze sposoby zabezpieczenia.
Mediacje i miękkie metody windykacji
Jeśli w toku współpracy okaże się, że kontrahent nie płaci w terminie, trzeba szybko i zdecydowanie podjąć działania windykacyjne. Przede wszystkim należy ustalić, czy brak zapłaty to przypadek i niedopatrzenie, czy też zwiastun poważniejszych problemów kontrahenta. Następnie trzeba rozważyć, czy zależy nam na utrzymaniu współpracy, czy też tylko na spłacie zadłużenia. W każdym jednak przypadku działania windykacyjne należy podjąć niezwłocznie i konsekwentnie.
Trzeba też pamiętać, że roszczenia majątkowe ulegają przedawnieniu. Nie należy więc zbyt przeciągać w czasie pozasądowej windykacji, by nie doprowadzić do utraty możliwości dochodzenia swych roszczeń na drodze sądowej. Jeśli sytuacja wymaga, by wobec kontrahenta nie stosować od razu drogi sądowej, trzeba zadbać o przerwanie biegu przedawnienia. Zgodnie z art. 123 kodeksu cywilnego bieg przedawnienia przerywa się:
1) przez czynność przed sądem lub innym organem powołanym do rozpoznawania spraw lub egzekwowania roszczeń danego rodzaju, albo przed sądem polubownym
2) przez uznanie roszczenia przez dłużnika
3) przez wszczęcie mediacji.
Jeżeli więc przedsiębiorca chce przerwać bieg przedawnienia może, w ramach windykacji miękkiej, nie wytaczając powództwa o zapłatę, w trybie art. 185 kodeksu postępowania cywilnego złożyć wniosek do sądu o zawezwanie do próby ugodowej.
Jeśli nie chce korzystać z pośrednictwa sądu może dążyć do odebrania od swego kontrahenta-dłużnika oświadczenia, że ten dług uznaje i zobowiązuje się do zapłaty (oczywiście jeśli wcześniej nie uzyskał oświadczenia w formie wyżej opisanego aktu notarialnego). Takie uznanie długu może być dokonane w zwykłej formie pisemnej i musi być podpisane przez dłużnika. Nie będzie ono tytułem egzekucyjnym, jak wspomniany wcześniej akt notarialny, ale będzie skutkować przerwaniem biegu przedawnienia i będzie ponadto dowodem uzasadniającym żądanie wydania nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym.
Wreszcie przedsiębiorca może złożyć wniosek o przeprowadzenie mediacji w trybie art. 1831 kodeksu postępowania cywilnego. Postępowanie przed mediatorem, aczkolwiek uregulowane w przepisach od kilku lat, nie jest jeszcze popularne, pomimo że jest nieporównywalnie szybsze i tańsze od postępowania przed sądem. Co najważniejsze
– w przeciwieństwie do postępowania sądowego – mediacja daje stronom możliwość dojścia samodzielnie do rozwiązania akceptowanego przez obie strony, a nie narzuconego przez osobę trzecią.
Niekiedy zdarza się, że kontrahent-dłużnik płaci część należności, powstaje więc pytanie, czy takie działanie oznacza uznanie długu lub skutkuje przerwaniem biegu przedawnienia. Orzecznictwo wskazuje niestety, że częściowe wpłaty dłużników nie są zwykle traktowane jak uznanie długu, tym bardziej więc trzeba monitorować płatności i wdrażać postępowania windykacyjne.
Jeśli przedsiębiorca upewni się, że nie zagraża mu przedawnienie roszczeń lub dokonał skutecznie przerwania biegu przedawnienia i biegnie ono na nowo, może zająć się windykacją miękką, która co do zasady polega na wysłaniu do kontrahenta-dłużnika monitów, wezwań do zapłaty, prowadzeniu rozmów telefonicznych czy odbywaniu wizyt w celu ustalenia, w jaki sposób i w jakim terminie zadłużenie zostanie spłacone.
W ramach windykacji miękkiej przedsiębiorca może podjąć wszystkie wcześniej opisane działania w celu zebrania danych lub ich aktualizacji, ewentualnie dodatkowo sprawdzić kontrahenta-dłużnika w komercyjnych Biurach Informacji Gospodarczej lub innych podmiotach świadczących usługi wywiadowni gospodarczych.
Równocześnie przedsiębiorca może negocjować z kontrahentem-dłużnikiem wysokość spłat, naliczyć odsetki umowne lub ustawowe, rozważyć ewentualne kompensaty. Na tym etapie można też rozważać skierowanie sprawy przed mediatora.
Postępowanie egzekucyjne
Jeśli windykacja miękka nie przyniesienie oczekiwanych efektów konieczne stanie się wdrożenie windykacji przymusowej, czyli skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego i dalej egzekucyjnego. W zależności od rodzaju sprawy i posiadanych dokumentów oraz możliwości przeprowadzenia innych dowodów, może być wdrożone postępowanie zwykłe lub uproszczone, w których można żądać wydania wyroku albo nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym lub upominawczym. Po uzyskaniu tytułu wykonawczego, czyli po nadaniu przez sąd klauzuli wykonalności, będzie możliwe wszczęcie postępowania egzekucyjnego. Komornik prowadzący postępowanie egzekucyjne na wniosek wierzyciela i za opłatą może poszukiwać majątku dłużnika, jeśli wierzyciel nie może tego majątku wskazać. Z praktyki wynika, iż zwykle oznacza to żmudne postępowanie egzekucyjne, często niestety bezskuteczne.
Wierzyciel musi także liczyć się z tym, że nie będzie jedynym dochodzącym zapłaty od dłużnika, a w takim przypadku kolejność zaspokajania wierzycieli reguluje art. 1025 k.p.c. z którego wynika, że koszty wierzyciela prowadzącego egzekucję są dopiero na przedostatniej pozycji (między innymi po kosztach egzekucyjnych, należnościach alimentacyjnych, należnościach za pracę, należnościach zabezpieczonych hipoteką, zastawem, niektórych należnościach, o których mowa w Ordynacji Podatkowej).
Zdarza się także, że przedsiębiorca sięga po ostateczny środek, jakim jest złożenie wniosku o ogłoszenie upadłości kontrahenta-dłużnika. Takie działanie musi być jednak przemyślane i nie może pełnić roli „straszaka”, ponieważ zgodnie z art. 34 prawa upadłościowego i naprawczego w przypadku złożenia przez wierzyciela wniosku w złej wierze, sąd, oddalając wniosek o ogłoszenie upadłości, obciąży wierzyciela kosztami postępowania i może nakazać wierzycielowi złożenie publicznego oświadczenia odpowiedniej treści i w odpowiedniej formie. Ponadto, w przypadku oddalenia wniosku wierzyciela o ogłoszenie upadłości złożonego w złej wierze, dłużnikowi, a także osobie trzeciej, przysługuje przeciwko wierzycielowi roszczenie o naprawienie szkody.
W świetle powyższego nie ulega wątpliwości, że uprzednie podjęcie czynności zmierzających do sprawdzenia kontrahenta i staranne skonstruowanie umowy zabezpieczającej interesy przedsiębiorcy jest koniecznością i swoistą polisą ubezpieczeniową, której warto poświęcić czas i skroić ją na miarę. Wszystkie zaniechania czy pozorne oszczędności czasu lub pieniędzy na wczesnych etapach współpracy mogą mieć fatalne skutki, jeśli okaże się że trzeba wdrażać postępowania sądowe i egzekucyjne. Wiążą się one z wydatkami, wymagają posiadania dowodów, a przede wszystkim są czasochłonne, co dla skuteczności windykacji jest podstawowym zagrożeniem.
Agnieszka Grzesiek
radca prawny
Kancelaria Prawa Gospodarczego
www.kpgag.eu
