Dobre kontakty z kontrahentami to dla wielu firm podstawa prowadzenia działalności gospodarczej. Budowaniu i zacieśnianiu tych relacji, a także intensyfikacji współpracy, służą popularne imprezy integracyjne. Nie uznaje się ich jednak za koszt podatkowy. Wydatki na organizację imprez integracyjnych podlegają normalnemu opodatkowaniu, bo niemożliwe jest ustalenie związku przyczynowo-skutkowego między nimi a uzyskiwanymi przychodami. Stanowisko organów podatkowych
w tej sprawie jest jasne: „wydatki na integracyjną część organizowanych spotkań, ponoszone w związku z działaniami skierowanymi do klientów i kontrahentów, stanowią koszty reprezentacji, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy CIT” (wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 14 maja 2010 roku, III SA/Wa 2257/09).
Nadgorliwi urzędnicy
Istnieje jednak pewna furtka, z której przedsiębiorcy chętnie korzystają. Aby móc zaliczyć wydatki do kosztów uzyskania przychodów, nie organizują wyłącznie samych imprez integracyjnych, ale imprezy szkoleniowo-integracyjne. Aby spełniać wymogi prawne, takie spotkania muszą zawierać część szkoleniową lub poświęconą produktom bądź usługom oferowanym przez przedsiębiorcę. W praktyce może to wyglądać tak, że suto zakrapianą imprezę z wieloma atrakcjami poprzedza króciutka prezentacja. Fiskus zdaje sobie doskonale sprawę z tych praktyk i stara się je ograniczyć odpowiednimi interpretacjami prawa. Niestety, czasami robi to zbyt gorliwie, na czym tracą przedsiębiorcy zainteresowani bardziej szkoleniem kontrahentów niż sprawdzeniem ich przyswajalności trunków wysokoprocentowych.
Zamykanie furtki
W opisywanym niedawno przez „Rzeczpospolitą” przypadku, producent i sprzedawca okien do poddaszy organizował
w swojej siedzibie szkolenia instruktażowe dla przedsiębiorców z branży dekarskiej. Firma ponosiła w związku z tym wydatki na zakwaterowanie, poczęstunek, wyżywienie, materiały budowlane do ćwiczeń oraz materiały szkoleniowe dotyczące montażu okien. Podatnik chciał je w całości zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Wydawało się to zasadne, bowiem wydatki stanowiły, zgodnie z literą prawa, „koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów”. Izba Skarbowa
z Łodzi (interpretacja z dnia 15 maja 2013 roku, IPTPB3/423-69/13-2/GG) uznała jednak, że wydatki na nocleg i wyżywienie dla kontrahentów uczestniczących w szkoleniach to reprezentacja, powołując się na art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT. Powstaje więc pytanie, czy szkolenia dla kontrahentów są kosztem tylko w części? Niektórzy prawnicy uważają takie stanowisko za nadinterpretację, podkreślając, że organy podatkowe są zbyt restrykcyjne. Poprosiliśmy doradcę podatkowego, by podpowiedział, jak należy umotywować wydatki, by szkolenie w całości zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. SSZ
Anna Wysocka-Bar, PwC
Coraz częściej w kontekście szkoleń organizowanych przez przedsiębiorców dla swoich kontrahentów, organy podatkowe uznają poniesione wydatki za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów z powołaniem się na art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, który nakazuje wyłączenie z kosztów podatkowych „kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych”. Zdaniem organów podatkowych przez reprezentację należy rozumieć „działania polegające na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi, związane w szczególności z przyjmowaniem i utrzymywaniem delegacji lub kontrahentów, uczestnictwem w przyjęciach związanych z pobytem tych podmiotów”. W skrócie, w ocenie organów podatkowych, reprezentacja to „przedstawicielstwo podatnika, działanie w jego imieniu, w jego interesie, na jego rzecz”. Co ważne, zdaniem fiskusa, kryterium wystawności, wytworności oraz okazałości wydatku jest bez znaczenia, gdyż wizerunek podatnika, postrzegany i określany jako pozytywny, wcale nie musi odzwierciedlać dostatku, okazałości czy zamożności.
Wyłącznie przekazywanie wiedzy
Przykładając tak skonstruowane rozumienie reprezentacji do konkretnych wydatków, jakie podatnicy ponoszą na organizację szkoleń dla kontrahentów, organy podatkowe twierdzą, że do kosztów podatkowych zaliczone mogą być tylko i wyłącznie takie wydatki, które są związane z samym szkoleniem (tj. przekazywaniem wiedzy) i nie wpływają na tworzenie pozytywnego wizerunku przedsiębiorcy. Wśród takich wydatków wymieniane są te na wynajem sali konferencyjnej, w której odbywa się szkolenie, rozdawane podczas szkoleń materiały do ćwiczeń, materiały szkoleniowe, broszury i foldery prezentujące informacje dotyczące omawianego tematu (Izba Skarbowa w Łodzi w interpretacji indywidualnej z dnia 15 maja 2013 roku, IPTPB3/423-69/13-2/GG), a także gadżety o niewielkiej wartości, ale tylko wówczas, gdy są opatrzone logo podatnika (Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z dnia 11 września 2012 roku, IBPBI/2/423-612/12/MS).
Z kolei, wydatki na wszelkie dodatkowe atrakcje składające się na część „rozrywkową” szkolenia stanowią „reprezentację” i jako takie nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Powyższe dotyczy m.in. takich atrakcji, jak uroczysta kolacja z oprawą muzyczną, zwiedzanie miasta z przewodnikiem, przejazd dorożką, kurs nurkowania, zwiedzanie kopalni czy bilety na mecz piłkarski (Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z dnia 21 września 2012 roku, IPPB5/423-489/12-6/JC). Zdaniem organów podatkowych nie ma tu znaczenia, czy to podatnik sam zorganizuje te dodatkowe atrakcje, czy też skorzysta z kompleksowych usług innego podmiotu. Te interpretacje są jasne i zrozumiałe.
Czy nocleg jest konieczny czy zbędny?
Wątpliwości budzi jednak fakt, iż zdaniem organów podatkowych wydatki na zakwaterowanie w hotelu kontrahentów i prosty poczęstunek serwowany podczas szkolenia (np. usługa cateringowa, kanapki, ciasta, kawa i herbata) też stanowią koszty „reprezentacji” (np. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z dnia 14 maja 2013 roku, IBPBI/2/423-176/13/JS). Niestety, stanowisko takie prezentują też niektóre sądy administracyjne (np. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gorzowie Wielkopolskim z dnia 29 maja 2013 roku, I SA/Go 208/13).
Takie podejście należy uznać za zbyt restrykcyjne. Trudno kwalifikować jako reprezentację wydatki na zwykły poczęstunek czy catering dla uczestników szkolenia serwowany w czasie jego trwania. Podanie szybkiego posiłku w trakcie szkolenia pozwala przecież na jego sprawne przeprowadzenie bez konieczności organizowania dłużnych przerw, co sprzyja efektywnemu wykorzystaniu czasu przeznaczonego na szkolenie. Dodatkowo, posiłek w trakcie długotrwałego szkolenia korzystnie wpływa na samopoczucie jego uczestników, co ma pozytywny wpływ na efektywność przyswajania przekazywanej wiedzy, a zatem przyczynia się do realizacji celów szkolenia. Z kolei, zapewnienie kontrahentom noclegu w przypadku szkolenia trwającego dłużej niż jeden dzień, najprawdopodobniej determinuje możliwość lub chęć wzięcia w nim udziału. W tym miejscu warto jednak zaznaczyć, że istotne jest, czy wydatki na nocleg i wyżywienie faktycznie są konieczne do realizacji szkolenia. Zapewnienie noclegu i wyżywienia wydaje się niezbędne, gdy nocleg oddziela kolejne dni, w których faktycznie przeprowadzane jest szkolenie. W sytuacji jednak, gdy po zakończeniu szkolenia, w kolejnym dniu mamy do czynienia tylko z „rozrywkową” częścią, wydatek na nocleg i wyżywienie rzeczywiście może wykazywać charakter reprezentacyjny, podobnie jak wydatki na te rozrywki.
Niektóre sądy są wyrozumiałe
Tak wyważone stanowisko prezentują (niestety tylko niektóre) sądy administracyjne. Na przykład, w wyroku z 22 czerwca 2012 roku (I SA/Łd 606/12), Wojewódzki Sąd Administracyjny słusznie stwierdził, że „konferencje szkoleniowe lub reklamowe kojarzone są przede wszystkim z przekazywaniem wiedzy, tj. informacji o charakterze teoretycznym i/lub praktycznym. Jeżeli trwają one kilka dni wydatkom na ich organizację mogą towarzyszyć koszty zakwaterowania w miejscu, w którym są organizowane, koszty wyżywienia, a także wynajmu sali konferencyjnej. Takie wydatki mogą zostać uznane za koszt uzyskania przychodów. Natomiast imprezy artystyczne czy bankiety oraz wszelkie inne imprezy towarzyszące, stanowiące nieoficjalną część szkolenia (konferencji), które służą dobremu zaprezentowaniu się podatnika, stanowią wydatki na reprezentację”.
Anna Wysocka-Bar,
doradca podatkowy, starszy konsultant
w dziale prawno-podatkowym PwC
