Serwisowanie kasy fiskalnej to jeden z podstawowych obowiązków każdego właściciela tego typu urządzenia. Przeglądu należy dokonywać minimum raz na dwa lata, ale można go robić częściej, na przykład raz w roku. W przypadku nowo zakupionej kasy, czas liczony jest od momentu jej fiskalizacji. Dla starszych urządzeń liczy się data poprzedniego wpisu do książki serwisowej.
– Każde urządzenie fiskalne posiada przypisaną sobie książkę serwisową, w której wskazana jest jedna firma mogąca dokonać przeglądu – tłumaczy Paweł Gacuta, właściciel Białostockiego Centrum Kas Fiskalnych. – W praktyce oznacza to, że nie mamy możliwości wyboru dowolnego punktu.
Jeśli zależy nam na zmianie serwisu oferującego tę usługę, należy pobrać wniosek ze strony producenta lub importera naszego urządzenia. Choć najczęściej całą procedurę wraz z wypełnieniem załatwia za podatnika serwis przejmujący. Wiąże się to jednak z kosztami w granicach od 100 do 150 zł netto. Ostateczna cena zależy od producenta bądź importera kasy.
Od zgłoszenia potrzeby przeglądu urządzenia, punkt serwisujący ma 5 dni na jego wykonanie. Wszystko odbywa się albo w serwisie, albo w naszym lokalu i trwa zwykle około 40-60 min.
– Przegląd kasy polega na sprawdzeniu stanu faktycznego poszczególnych elementów oraz wykryciu ewentualnych ingerencji osób trzecich – mówi Paweł Gacuta. – Szczegółowe wytyczne są narzucone przez Ministerstwo Finansów.
Czynności ustawowe serwisanta sprowadzają się do sprawdzenia: stanu wszystkich plomb klasy i zgodności ich z zapisem w książce serwisowej oraz dokumentacją serwisu kasy, stanu obudowy, czytelności dokumentów fiskalnych drukowanych przez kasę, programu pracy kasy i programu archiwizującego, jego wersji, zgodności z zapisami w książce kasy i dokumentacją serwisową kasy, poprawności działania kasy, w szczególności w zakresie emisji dokumentów fiskalnych, poprawności działania wyświetlacz klienta, stanu pamięci fiskalnej i modułu fiskalnego, stanu technicznego modułu zasilania awaryjnego, odczytu modułu kopii elektronicznej, jeśli urządzenie jest w takowe wyposażone, stanu numeru ewidencyjnego, klawiatury, mechanizmu drukującego oraz wyświetlacza dla obsługi.
Konieczność serwisowania kasy fiskalnej wynika z rozporządzenia Ministra Finansów. Przedsiębiorca, który posiada tego typu urządzenie, jest zobligowany do samodzielnego pilnowania terminu. Jego niedotrzymanie grozi karami finansowymi ze strony urzędu skarbowego. Wysokość kar nie jest stała – może się wahać od 150 zł do nawet dwudziestokrotności najniższej krajowej.
W rzeczywistości za brak przeglądu zapłacimy zwykle od 150 do 500 zł. Za każdym razem dostaniemy także nakaz wykonania natychmiastowego serwisu. Przedsiębiorca może również utracić prawo do ulgi, z której skorzystał przy zakupie urządzenia.
Obecnie trwają prace nad nowelizacją ustawy o VAT. W jej tekście pojawi się zapis o obligatoryjnej karze za spóźnienie, która będzie wynosić 300 zł. Co ważne, otrzyma ją każdy, kto nie dopełni tego obowiązku. Serwisy są zobowiązane przekazywać do urzędu skarbowego informacje dotyczące wykonanych przez siebie przeglądów na koniec każdego kwartału. Oznacza to, że zapłacimy nawet za drobną zwłokę.
Koszt przeglądu zależy od wielkości firmy oraz miasta. W mniejszych ośrodkach za serwis zapłacimy minimum 100 zł. W większych miastach cena jest już nieco wyższa – może się wahać od 120 nawet do 300 zł.
