Jak przygotować opakowania kosmetyków do rozporządzenia PPWR?

Unijne rozporządzenie w sprawie opakowań i odpadów opakowaniowych (PPWR – Packaging and Packaging Waste Regulation) ma ujednolicić zasady funkcjonowania rynku opakowań, ograniczyć ilość odpadów i zwiększyć poziom ich ponownego wykorzystania oraz recyklingu. Dla sektora e-commerce oznacza jednak także konieczność dostosowania procesów logistycznych i administracyjnych do nowych wymogów.

Rozporządzenie zaczęło być stosowane 12 sierpnia 2026 r. Jego przepisy obowiązują bezpośrednio w państwach członkowskich, niezależnie od tempa przyjmowania krajowych regulacji wykonawczych. W Polsce nadal trwają prace nad przepisami związanymi z nowym systemem, m.in. w ramach projektu ustawy UC100. Brak krajowych regulacji nie oznacza jednak odroczenia obowiązków wynikających z PPWR.

27 rynków, wiele systemów EPR

Jednym z najpoważniejszych wyzwań dla sprzedawców internetowych jest sprzedaż transgraniczna. E-sklep wysyłający produkt do konsumenta w innym państwie może zostać uznany za podmiot wprowadzający opakowanie na tamtejszy rynek. W praktyce oznacza to konieczność uwzględnienia lokalnych wymogów dotyczących Rozszerzonej Odpowiedzialności Producenta (EPR).

Problem polega na tym, że systemy te pozostają w dużej mierze krajowe. Przedsiębiorca prowadzący sprzedaż do wielu państw musi więc analizować przepisy obowiązujące na poszczególnych rynkach, rejestrować się w odpowiednich systemach i przekazywać informacje dotyczące ilości oraz rodzaju wprowadzanych opakowań. Jednym z najbardziej znanych przykładów jest niemiecki system LUCID.

Prawo się rzekło, PPWR u płota. Nowe obowiązki, koszty starych stocków i problem fragmentacji

Dla dużego przedsiębiorstwa koszty obsługi takich obowiązków mogą stanowić stosunkowo niewielką część kosztów działalności. Dla mikrofirmy wysyłającej kilkanaście czy kilkadziesiąt paczek miesięcznie za granicę mogą jednak zmienić opłacalność całego modelu biznesowego.

W dyskusji przedsiębiorców pojawia się argument, że w skrajnym przypadku sprzedawca chcący obsługiwać wszystkie 27 państw UE musi zmierzyć się z 27 odrębnymi systemami i potencjalnie wieloma obowiązkami rejestracyjnymi. Szczególne kontrowersje budzi także wymóg korzystania z lokalnych przedstawicieli, jeżeli przedsiębiorca nie ma siedziby w danym państwie.

Dokumentacja każdego elementu przesyłki

PPWR zwiększa znaczenie dokumentacji potwierdzającej zgodność opakowań. Dotyczy to nie tylko kartonu, w którym znajduje się produkt, ale również pozostałych materiałów wykorzystywanych podczas przygotowania przesyłki – m.in. foliopaków, taśm czy materiałów zabezpieczających.

– Dla sektora e-commerce kluczowa jest jedna praktyczna zasada: przy kupowaniu materiałów pakowych od dostawcy trzeba żądać dokumentacji zgodności z PPWR i ją archiwizować. Sklep nie musi jej samodzielnie sporządzać, ale musi mieć do niej dostęp i pokazać ją na żądanie organu kontrolnego – wskazuje Michał Wójcik, Enterprise & Partnership Director w Alsendo.

Istotne jest rozdzielenie odpowiedzialności pomiędzy poszczególne ogniwa łańcucha dostaw. Producent lub importer odpowiada za zgodność opakowania i odpowiednią dokumentację techniczną. Sprzedawca internetowy, który wykorzystuje opakowanie do wysyłki zamówienia, odpowiada natomiast za sposób jego zastosowania.

PPWR wchodzi w życie. Branża kosmetyczna zaczyna nową erę obowiązków

Oznacza to, że samo kupienie opakowania zgodnego z wymaganiami nie zamyka tematu. Problemem może być również sposób zapakowania produktu.

50 proc. pustej przestrzeni od 2030 r.

Jednym z najbardziej konkretnych wymogów dotyczących e-commerce jest ograniczenie pustej przestrzeni w opakowaniach transportowych. Od 1 stycznia 2030 r. jej udział nie będzie mógł przekraczać 50 proc.

To istotna zmiana dla magazynów wykorzystujących obecnie kilka uniwersalnych rozmiarów kartonów. Przedsiębiorcy będą musieli dokładniej dopasowywać wielkość opakowania do gabarytów produktu, co może oznaczać zwiększenie liczby wykorzystywanych formatów kartonów i zmianę procesów kompletacji.

Co istotne, jako pusta przestrzeń będą traktowane także materiały służące do zabezpieczenia przesyłki. Folia bąbelkowa, chipsy styropianowe czy poduszki powietrzne nie zostaną więc automatycznie uznane za element wypełniający paczkę w sposób pozwalający ominąć limit.

– Odpowiedzialność jest rozłożona w łańcuchu dostaw. Producent lub importer odpowiada za zgodność samego opakowania i jego dokumentację techniczną. Sklep, który pakuje towar, odpowiada za ostateczny kształt paczki – w tym za dobór rozmiaru i minimalizację pustej przestrzeni – wyjaśnia Michał Wójcik.

Firmy kosmetyczne i handel w strachu przed PPWR. Dlaczego "pełna zgodność" wprowadza w błąd? Są wytyczne KE i stanowisko PZPK

Dla operatorów e-commerce oznacza to potencjalną konieczność inwestycji w większą liczbę formatów opakowań, automatyzację procesu pakowania albo systemy pozwalające dobierać pudełko do konkretnego zamówienia. Wzrosnąć może również powierzchnia potrzebna do magazynowania materiałów pakowych.

Koszt zgodności może ograniczyć eksport

Koszty nowych obowiązków nie ograniczają się więc do samych opłat rejestracyjnych. W kalkulacji trzeba uwzględnić również czas pracowników, obsługę dokumentacji, raportowanie, systemy informatyczne, doradztwo oraz potencjalne koszty przedstawicieli w poszczególnych państwach.

– Choć systemowe zmiany ujednolicają rynek i dążą do redukcji odpadów, wiążą się z kosztami dostosowania operacyjnego. Wydatki te ostatecznie podzielą między siebie przedsiębiorcy oraz klienci, w postaci wyższych cen końcowych – mówi Adam Zając, Cross-border Director w Alsendo.

Problem szczególnie mocno sygnalizują mikroprzedsiębiorcy. W ostatnich tygodniach w mediach społecznościowych pojawiały się informacje od niezależnych twórców, artystów i małych sklepów deklarujących ograniczenie albo całkowite wstrzymanie wysyłki do wybranych państw UE.

W dyskusjach przedsiębiorców powtarza się argument, że koszt zapewnienia zgodności może być nieproporcjonalny do wartości transakcji. Sprzedaż pojedynczej koszulki, plakatu, płyty czy niewielkiego produktu za granicę może wymagać wykonania czynności administracyjnych, których koszt pozostaje niezależny od wartości zamówienia.

Problem dotarł również do sektora muzycznego. Niezależni artyści i sprzedawcy płyt wskazywali, że dodatkowe obowiązki mogą skłaniać ich do ograniczenia sprzedaży zagranicznej. W jednej z dyskusji producent sprzętu muzycznego zwracał uwagę, że przedsiębiorstwo może spełniać wymogi dotyczące bezpieczeństwa i korzystać z recyklingowanego kartonu, a mimo to zostać obciążone dodatkowymi kosztami związanymi z obsługą systemów EPR.

Komisja proponuje ograniczenie obciążeń

Instytucje unijne dostrzegają problem administracyjnej fragmentacji. W ramach proponowanych zmian Komisja Europejska rozważa zniesienie obowiązku posiadania autoryzowanego przedstawiciela w każdym państwie członkowskim. Kwestia ta ma być przedmiotem dalszych prac Rady UE i Parlamentu Europejskiego.

PPWR a salony kosmetyczne: niewidoczna rewolucja, która zmieni codzienność branży beauty

Jednocześnie system EPR przewiduje mechanizm „pay-on-behalf”, dzięki któremu małe firmy mogą delegować część obowiązków na platformy internetowe. Nie oznacza to jednak całkowitego zniesienia kosztów – przedsiębiorca może zostać obciążony opłatą za skorzystanie z takiej usługi. Dla niezależnych platform, które obsługują dużą liczbę małych sprzedawców, również może to oznaczać istotne koszty.

W sierpniu 2026 r. wokół PPWR zaczęła organizować się także inicjatywa European Micro Enterprises Movement (EUMEM), powołana przez słowacką projektantkę Jeanette Koňarčíkovą. Jej celem jest zwiększenie presji na unijne instytucje i państwa członkowskie, aby uwzględniły specyfikę mikrofirm prowadzących sprzedaż transgraniczną.

Jednym z postulatów jest wprowadzenie zwolnienia dla mikroprzedsiębiorstw uzależnionego od rocznego obrotu oraz ilości wprowadzanych opakowań. Przedstawiciele inicjatywy argumentują, że samo zniesienie obowiązku korzystania z autoryzowanego przedstawiciela nie rozwiąże problemu, jeżeli przedsiębiorcy nadal będą musieli mierzyć się z 27 krajowymi systemami rejestracji i opłat.

Kolejne decyzje dotyczące systemu EPR będą miały znaczenie dla przyszłości handlu transgranicznego. Konsultacje społeczne dotyczące aktu wykonawczego mają zakończyć się 10 września, po czym państwa członkowskie mają wznowić prace w ramach procedury komitologii.

Dla polskiego e-commerce najbliższe miesiące będą więc okresem dostosowania nie tylko procesów pakowania, lecz także modeli sprzedaży zagranicznej. PPWR nie wprowadza generalnego zakazu eksportu ani nie oznacza automatycznego wycofywania małych sklepów z rynku unijnego. Jednak połączenie obowiązków opakowaniowych, krajowych systemów EPR i kosztów administracyjnych może sprawić, że dla najmniejszych przedsiębiorców sprzedaż transgraniczna stanie się mniej opłacalna. W efekcie unijne przepisy, które mają harmonizować rynek i ograniczać ilość odpadów, mogą w krótkim okresie zwiększyć koszty wejścia na zagraniczne rynki – szczególnie dla firm, które dotychczas rozwijały eksport w oparciu o niewielką skalę i prostą logistykę.

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2025/40, określane jako PPWR (Packaging and Packaging Waste Regulation), weszło w życie 11 lutego 2025 r., natomiast zasadniczo zaczęło być stosowane 12 sierpnia 2026 r. Regulacja obejmuje cały cykl życia opakowania – od jego projektowania i składu, przez wprowadzanie na rynek, po gospodarowanie odpadami. Część wymagań została jednak rozłożona w czasie. Przykładowo zharmonizowane oznakowanie informujące o składzie materiałowym opakowania będzie co do zasady wymagane od 12 sierpnia 2028 r. lub 24 miesiące od wejścia w życie odpowiednich aktów wykonawczych – w zależności od tego, która data będzie późniejsza. 

Importer odpowiada za zgodność opakowania

Jednym z praktycznych problemów, które pojawiły się wraz z rozpoczęciem stosowania PPWR, jest odpowiedzialność importerów sprowadzających opakowania lub produkty w opakowaniach spoza UE. Departament Ceł Ministerstwa Finansów opublikował 5 sierpnia 2026 r. na PUESC wyjaśnienia dotyczące stosowania nowych wymagań podczas importu. Zgodnie z art. 18 PPWR importer może wprowadzić na rynek unijny wyłącznie opakowanie zgodne z wymaganiami rozporządzenia. Przed jego wprowadzeniem powinien upewnić się m.in., że producent przeprowadził wymaganą ocenę zgodności i przygotował dokumentację techniczną.

Istotne z punktu widzenia odpraw celnych jest to, że PPWR nie ustanawia obowiązku dołączania dokumentacji technicznej ani deklaracji zgodności UE do standardowego zgłoszenia celnego. Nie wprowadzono również specjalnych kodów dokumentów ani dodatkowych danych, które trzeba byłoby automatycznie przekazywać wraz ze zgłoszeniem importowym. Dokumentacja może jednak zostać zażądana podczas kontroli organu celnego lub właściwego organu nadzoru rynku. W praktyce oznacza to konieczność posiadania kompletnego zestawu dokumentów, nawet jeżeli nie jest on formalnym załącznikiem do każdej odprawy.

Wchodzą w życie nowe przepisy dla branży kosmetycznej i detergentowej. PSPKD wesprze firmy we wdrażaniu PPWR

Szczególne znaczenie dla branży kosmetycznej i chemii gospodarczej ma art. 5 PPWR. Suma stężeń ołowiu, kadmu, rtęci i chromu sześciowartościowego w opakowaniu lub jego częściach nie może przekraczać 100 mg/kg. Od 12 sierpnia 2026 r. obowiązują również ograniczenia dotyczące PFAS w opakowaniach przeznaczonych do kontaktu z żywnością. Komisja wskazuje trzy wartości graniczne: 25 ppb dla poszczególnych PFAS, 250 ppb dla sumy PFAS w określonym sposobie pomiaru oraz 50 ppm dla PFAS ogółem, w tym PFAS polimerowych.

Stare zapasy stają się problemem operacyjnym

Wraz z wejściem PPWR w życie przedsiębiorstwa zwracają uwagę nie tylko na nowe wymagania dotyczące produkcji, lecz także na zapasy znajdujące się już w magazynach. Problem dotyczy m.in. opakowań jednostkowych, zbiorczych i transportowych oraz gotowych produktów wyprodukowanych przed 12 sierpnia, ale przeznaczonych do sprzedaży po tej dacie.

Branża chemii gospodarczej wskazuje, że część opakowań znajdujących się w magazynach może nie zawierać wszystkich informacji wymaganych przez nowe przepisy lub oczekiwanych przez odbiorców. Wśród wskazywanych problemów znajduje się m.in. brak elektronicznego kanału komunikacji, takiego jak adres strony internetowej, a także niekompletne dane dotyczące identyfikowalności. W przypadku produktów znajdujących się już na paletach ewentualne uzupełnienie oznakowania może wymagać ich rozpakowania, ponownego przepakowania lub ręcznego naklejania etykiet.

To generuje dodatkowe koszty pracy i materiałów. Przedsiębiorcy zwracają uwagę na paradoks polegający na tym, że konieczność dodatkowego etykietowania może prowadzić do zwiększenia ilości odpadów opakowaniowych, podczas gdy jednym z podstawowych celów PPWR jest właśnie ich ograniczenie.

Trzeba jednak rozróżnić sytuację poszczególnych kategorii opakowań. Komisja w wytycznych z czerwca 2026 r. wskazała, że dla opakowań przeznaczonych do kontaktu z żywnością zawierających PFAS PPWR nie przewiduje ogólnego okresu przejściowego na wyczerpanie zapasów. Takie opakowania wyprodukowane przed 12 sierpnia 2026 r., ale wprowadzone na rynek po tej dacie, muszą spełniać nowe limity. Jednocześnie opakowania wprowadzone na rynek przed 12 sierpnia mogą pozostać w obrocie.

Komisja Europejska publikuje wytyczne do PPWR – kluczowe interpretacje dla rynku opakowań kosmetycznych

Oznacza to, że kluczowe znaczenie ma nie tylko data produkcji, ale przede wszystkim moment wprowadzenia opakowania na rynek w rozumieniu PPWR. Firmy muszą więc przeanalizować swoje stany magazynowe z uwzględnieniem konkretnego rodzaju opakowania, jego zastosowania oraz momentu udostępnienia go na rynku.

Producent, importer czy własna marka?

PPWR komplikuje również określenie odpowiedzialności poszczególnych podmiotów w łańcuchu dostaw. Importer może w określonych przypadkach przejąć obowiązki producenta. Dotyczy to m.in. sytuacji, gdy opakowanie jest wprowadzane pod własną nazwą lub znakiem towarowym albo gdy przedsiębiorstwo dokonuje modyfikacji mogącej wpłynąć na jego zgodność z regulacją.

W takim przypadku zakres obowiązków jest znacznie szerszy. Podmiot odpowiedzialny musi m.in. zapewnić przeprowadzenie oceny zgodności, przygotowanie dokumentacji technicznej i sporządzenie deklaracji zgodności UE. Dokumentację techniczną oraz deklarację zgodności dla opakowań jednorazowego użytku trzeba przechowywać przez 5 lat od momentu wprowadzenia opakowania na rynek, a dla opakowań wielokrotnego użytku – przez 10 lat.

W praktyce oznacza to konieczność uporządkowania relacji z dostawcami. Producent kosmetyków czy chemii gospodarczej kupujący opakowania od dostawcy spoza UE będzie w dużej mierze opierał się na przekazanych przez niego danych, badaniach i dokumentach. Odpowiedzialność za wykazanie zgodności nie znika jednak po stronie importera.

Przedsiębiorcy wskazują przy tym na rosnącą liczbę formularzy i ankiet dotyczących opakowań. Sieci handlowe i inni odbiorcy wymagają danych dotyczących m.in. materiałów, udziału recyklatu czy możliwości recyklingu. Część tych informacji będzie związana z wymaganiami, które zaczną obowiązywać dopiero w kolejnych latach, m.in. od 2030 r. W efekcie firmy już dziś gromadzą informacje potrzebne do przygotowania się do kolejnych etapów PPWR.

PPWR a koszty prowadzenia sprzedaży w UE

Problem nie kończy się na zgodności technicznej opakowania. PPWR obejmuje również rozszerzoną odpowiedzialność producenta (EPR), a obowiązki związane z rejestracją, raportowaniem i finansowaniem gospodarowania odpadami są nadal w znacznym stopniu realizowane przez krajowe systemy poszczególnych państw członkowskich.

Firmy kosmetyczne i handel w strachu przed PPWR. Dlaczego "pełna zgodność" wprowadza w błąd? Są wytyczne KE i stanowisko PZPK

To szczególnie istotne dla przedsiębiorstw prowadzących sprzedaż transgraniczną. Firma obecna na kilku rynkach UE może być zmuszona do spełniania różnych wymogów administracyjnych w każdym z państw, mimo że sama zgodność opakowania podlega wspólnym unijnym zasadom.

Skala problemu została wskazana przez Komisję Europejską w Strategii dla Jednolitego Rynku z maja 2025 r. Komisja zwracała uwagę na fragmentację krajowych systemów i obciążenia administracyjne związane z EPR. W przywołanym przykładzie przedsiębiorstwo działające jednocześnie w obszarze opakowań, sprzętu elektrycznego i elektronicznego oraz baterii, chcąc prowadzić działalność w trzech dużych państwach członkowskich, musiało dokonać 16 rejestracji i kontaktować się z 10 różnymi organami. 

To właśnie ten aspekt stał się jednym z argumentów podnoszonych przez Consumer Choice Center. Organizacja po rozpoczęciu stosowania PPWR zaapelowała o ponowne przeanalizowanie części obowiązków, wskazując na koszty, jakie mogą ponosić szczególnie mniejsze firmy prowadzące sprzedaż transgraniczną.

Nie jest to jednak równoznaczne z zawieszeniem PPWR. Regulacja obowiązuje, a stanowisko organizacji nie zmienia jej przepisów.

Komisja już proponuje korektę jednego z obowiązków

Dyskusja o kosztach administracyjnych nie jest całkowicie nowa. 10 grudnia 2025 r. Komisja Europejska przedstawiła projekt COM(2025) 982, który zakłada zawieszenie do 1 stycznia 2035 r. stosowania określonych przepisów dotyczących obowiązku wyznaczania upoważnionego przedstawiciela ds. EPR dla opakowań i odpadów opakowaniowych.

Projekt, prowadzony w procedurze 2025/0395(COD), pozostaje jednak procedurą legislacyjną w toku. Nie można więc traktować go jako obowiązującej zmiany PPWR.

PPWR a salony kosmetyczne: niewidoczna rewolucja, która zmieni codzienność branży beauty

Dla przedsiębiorstw oznacza to konieczność działania na podstawie obecnego stanu prawnego, przy jednoczesnym monitorowaniu prac legislacyjnych. Komisja sama przyznaje, że praktyczne stosowanie PPWR generuje znaczną liczbę pytań interpretacyjnych. W czerwcu 2026 r. opublikowała dokument zawierający wytyczne dotyczące wybranych przepisów, a kolejne odpowiedzi i FAQ mają być aktualizowane wraz z pojawianiem się nowych kwestii.

Firmy ograniczają produkcję i analizują stany magazynowe

Dla sektora kosmetycznego i chemii gospodarczej największym wyzwaniem na początku obowiązywania PPWR jest połączenie nowych wymagań z istniejącymi procesami produkcyjnymi i zapasami. Przedsiębiorstwa posiadające opakowania na kilka miesięcy produkcji muszą rozstrzygnąć, które komponenty można nadal wykorzystać, które wymagają dodatkowego oznakowania, a które mogą wymagać wymiany.

Firmy wskazują również na ograniczoną dostępność specjalistów zdolnych do analizy dokumentacji technicznej i danych dotyczących opakowań. Problem pojawia się równolegle po stronie producentów opakowań, wytwórców produktów gotowych, dystrybutorów i sieci handlowych.

PPWR ma w długiej perspektywie ograniczyć ilość odpadów, zwiększyć udział materiałów z recyklingu i poprawić możliwość ponownego wykorzystania oraz recyklingu opakowań. Z punktu widzenia przedsiębiorstw pierwsza faza stosowania regulacji oznacza jednak przede wszystkim wzrost nakładów na compliance, dokumentację, weryfikację dostawców i zarządzanie zapasami.

Najbliższe miesiące pokażą, czy jednolite unijne wymagania dotyczące opakowań rzeczywiście ograniczą fragmentację rynku, czy też część kosztów zostanie przeniesiona do obszaru krajowych systemów EPR. Dla firm kluczowe będzie dziś nie tylko dostosowanie opakowań do PPWR, lecz także ustalenie, kto, gdzie i na jakiej podstawie odpowiada za ich zgodność oraz obowiązki związane z odpadami. Od 12 sierpnia 2026 r. PPWR nie jest już regulacją przygotowywaną na przyszłość – jest elementem bieżącego procesu operacyjnego przedsiębiorstw działających na rynku UE.