Jak zatrudnić obywatela Ukrainy [INSTRUKCJA GRANT THORNTON]

Obywatelom Ukrainy przebywającym w Polsce należy stworzyć bezpieczne warunki do życia i pracy. Kierując się zasadami ludzkiej solidarności, trzeba uniknąć za wszelką cenę sytuacji, w której Ukraińcy przebywający w Polsce zostaną zmuszeni do powrotu do kraju ogarniętego wojną – napisały we wspólnym apelu Polska Organizacja Handlu i Dystrybucji oraz Polska Izba Handlu.

Równocześnie organizacje zaapelowały o uproszczenie zatrudnienia i legalizacji pobytu dla obywateli Ukrainy. Tymczasem w tej chwili pracodawca, który zamierza zatrudnić cudzoziemca, zobowiązany jest do podjęcia licznych kroków legalizujących prawo do pracy takiej osoby w Polsce. 

Sabina Włodarz-Jarzyna, młodszy menedżer oraz Katarzyna Winnicka i Robert Dyląg, specjaliści ds. kadr i płac Grant Thornton, w specjalnie przygotowanej instrukcji zwracają uwagę, że na pracodawcy spoczywa obowiązek wystąpienia do właściwych podmiotów z dokumentami, które umożliwią legalne zatrudnienie obywatela spoza Unii Europejskiej.

Cudzoziemiec może wykonywać pracę w Polsce na trojakiej podstawie:

• umowy o pracę, 
• umowy cywilnoprawnej (w tym zlecenia, agencyjnej bądź o dzieło)
• pełnienia funkcji w zarządach osób prawnych.

POWIERZENIE PRACY OBYWATELOM UKRAINY - PROCEDURA OŚWIADCZENIOWA  

Jednym z najprostszych sposobów legalizacji zatrudnienia cudzoziemca w Polsce jest tzw. procedura oświadczeniowa. Skorzystanie z niej znacznie przyspiesza podjęcie pracy przez obcokrajowca oraz nie powoduje konieczności przeprowadzania tzw. testu rynku pracy – czyli weryfikacji potrzeb kadrowych pracodawcy, które mogłyby zostać zaspokojone przez lokalny rynek pracy.

W ramach procedury oświadczeniowej pracę w Polsce mogą wykonywać obywatele: Białorusi, Gruzji, Mołdawii, Rosji, Armenii oraz Ukrainy. Okres wykonywania pracy na podstawie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi został wydłużony do 24 miesięcy. Usunięto zapis o 12 miesięcznym okresie rozliczeniowym, dzięki czemu można powierzyć pracę cudzoziemcowi bez przerwy na podstawie kolejnego oświadczenia.

Pamiętajmy jednak, że na podstawie oświadczenia nie można zatrudniać cudzoziemców do prac sezonowych w takich sektorach gospodarki, jak: rolnictwo, działalność związana z zakwaterowaniem i usługami gastronomicznymi, rybactwo, łowiectwo i leśnictwo.

PROCEDURA OŚWIADCZENIOWA DLA OBYWATELI UKRAINY KROK PO KROKU  

Krok 1

Pracodawca do sporządzenia, a następnie złożenia oświadczenia o powierzeniu pracy obywatelowi Ukrainy, potrzebuje:

• danych podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi: (nazwa/imię i nazwisko, NIP, REGON, adres)
• dane dotyczące cudzoziemca: (imię i nazwisko, data urodzenia, obywatelstwo, dokument podróży – seria i numer, data wydania i data ważności)
• informacje dotyczące pracy powierzonej cudzoziemcowi: (stanowisko/rodzaj wykonywanej pracy, nazwa i kod zawodu, symbol PKD, miejsce wykonywania pracy, rodzaj umowy stanowiącej podstawę wykonywania pracy, wymiar czasu pracy, wysokość wynagrodzenia brutto, okres wykonywania pracy).

Do wypełnionego oświadczenia należy jeszcze dołączyć zestaw dokumentów, takich jak:

• ważny dowód osobisty lub inny dokument podróży potwierdzający tożsamość cudzoziemca;
• kopię wszystkich wypełnionych stron ważnego dokumentu tożsamości lub podróży;
• dowód wpłaty w wysokości 30 zł za wpis do ewidencji oświadczeń.

Dokładną listę wszystkich załączników określa §7 ust. 3 rozporządzenia o zezwoleniach.

Krok 2

W celu rejestracji oświadczania oraz kompletu zgromadzonych dokumentów, pracodawca (podmiot zatrudniający) powinien udać się osobiście do właściwego urzędu pracy (ze względu na siedzibę lub miejsce stałego pobytu). Jednak z uwagi na okres pandemii wymaganą formą składania oświadczania i pozostałych dokumentów jest forma elektroniczna – zgłoszeń należy dokonywać poprzez rządową stronę www.praca.gov.pl.

Na wspomnianej witrynie pracodawca ma do wyboru dwa oświadczenia: PSZ-OPWP oraz PSZ-OPWPA. Wniosek PSZ-OPWPA dotyczy podmiotów działających jako agencja pracy tymczasowej. Pracodawca powinien wybrać z dostępnej listy urzędów właściwy dla siebie podmiot, następnie wypełnić stosowny druk, podpiąć wcześniej zeskanowane dokumenty i podpisać się kwalifikowanym podpisem elektronicznym bądź profilem zaufanym, a następnie wysłać dokumenty.

Zaewidencjonowane oświadczenie zostanie wówczas wysyłane w formie elektronicznej na adres mailowy wskazany w oświadczeniu. Przy rozpatrywaniu oświadczenia, starosta może uzyskać z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Krajowej Administracji Skarbowej informacje o przychodach i dochodach podmiotu zatrudniającego, sposobie opodatkowania, ewentualnych zaległościach podatkowych i ubezpieczeniowych. Może również uzyskać informację o niekaralności zatrudniającego od Państwowej Inspekcji Pracy i Straży Granicznej.

Krok 3

Powiatowy Urząd Pracy w termie 7 dni od złożenia oświadczenia o powierzeniu pracy obcokrajowcowi ma obowiązek dokonania wpisu do ewidencji lub poinformowania o odmowie dokonania wpisu. Procedura ta może ulec wydłużeniu do 30 dni, jeżeli nastąpi konieczność przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego.

Aby wspomniany wpis był dokonany, muszą zostać spełnione łącznie trzy warunki:

• cudzoziemiec jest obywatelem państwa określonego w rozporządzeniu o włączeniach podmiotowych lub o zawodach,
• cudzoziemiec nie będzie wykonywał pracy sezonowej,
• wymogiem wpisania oświadczenia do ewidencji oświadczeń jest to aby wysokość wynagrodzenia cudzoziemca nie była niższa od pracowników, którzy wykonują pracę na podobnym stanowisku bądź podobny rodzaj pracy.

Krok 4

W przypadku otrzymania z PUP odmowy wpisu oświadczenia do ewidencji, podmiotowi zatrudniającemu przysługuje prawo odwołania. Odwołanie takie należy złożyć do ministra właściwego ds. pracy, za pośrednictwem starosty – nie później, niż w ciągu 14 dni od daty otrzymania decyzji odmownej.

Pismo dotyczące odwołania nie musi mieć szczególnego uzasadnienia. Wystarczy w nim napisać, że strona odwołująca się od decyzji jest z niej niezadowolona. Wówczas minister ds. pracy ma trzy możliwości:

• utrzymać w mocy zaskarżoną decyzję,
• uchylić zaskarżoną decyzję w całości lub w części,
• umorzyć podstępowanie odwoławcze.

Pracodawca, który uzyska wpis oświadczenia do ewidencji, musi poinformować Powiatowy Urząd Pracy – w terminie 7 dni – o podjęciu przez cudzoziemca zatrudnienia. Jeżeli okaże się, że cudzoziemiec nie stawił się w wyznaczonym dniu u pracodawcy i nie podpisał umowy, podmiot zatrudniający również jest zobowiązany do poinformowania o tym fakcie PUP – w przeciągu 7 dni od daty rozpoczęcia pracy wpisanej w oświadczeniu.

Przekazanie informacji do PUP następuje analogicznie, jak w przypadku rejestracji oświadczenia – przez stronę www.praca.gov.pl na druku PSZ-PPPO.

Krok 5

Jeżeli podczas zatrudnienia dojdzie do zmiany warunków pracy zawartych w oświadczeniu, podmiot zatrudniający powinien wystąpić o nowe oświadczenie. Nie ma takiej konieczności w następujących przypadkach:

• zmiany siedziby lub miejsca pobytu, nazwy czy formy prawnej podmiotu zatrudniającego;
• przejścia zakładu pracy, bądź jego części, na innego pracodawcę;
• zawarcia umowy o pracę zamiast umowy cywilnoprawnej.