Na sposób dochodzenia należności ma wpływ wiele czynników. Oczywistym jest, że im szybciej wierzyciel rozpocznie proces windykacji, tym większą ma szansę na odzyskanie swoich pieniędzy. Z czasem może się okazać, że kolejka wierzycieli jest długa, a majątek dłużnika coraz mniejszy. Jak zatem podejść do odzyskiwania przeterminowanych płatności, aby robić to skutecznie i bez zbędnych wydatków?
Przezorny zawsze ubezpieczony – o czym powinien pamiętać przedsiębiorca przy zawieraniu umowy?
O zabezpieczenie wypłacalności swoich kontrahentów warto zadbać już na bardzo wczesnym etapie – najlepiej jeszcze przed zawarciem umowy. To jest odpowiedni czas na uzgodnienie warunków współpracy, ale także na wspólne ustalenie rozwiązań na wypadek, gdyby jedna ze stron wpadła w kłopoty finansowe. W pierwszej kolejności należy zwrócić uwagę na sposób skonstruowania umowy – postanowienia, które zostaną w niej zawarte będą miały bowiem wpływ na jakość jej wykonania oraz możliwość ewentualnego wyegzekwowania świadczenia od kontrahenta.
Poza treścią samego stosunku (sprzedaż, zlecenie itp.), w umowie warto umieścić zapisy, które pozwolą na szybką i jak najmniej kosztowną egzekucję świadczenia od dłużnika (zapłaty za usługę/towar). Część postanowień zabezpieczających może być zawarta w samej umowie – możemy tam umieścić postanowienia dotyczące zadatku, umownego prawa odstąpienia, odstępnego, czy kary umownej. Zabezpieczenia umowne mogą pojawić się też w odrębnej umowie, np. jak ma to zazwyczaj miejsce w przypadku ustanowienia zastawu rejestrowego, czy przewłaszczenia na zabezpieczenie.
Narzędzia egzekucji, czyli jak przyspieszyć odzyskiwanie należności?
Niektóre z zapisów umownych mają na celu przyspieszenie procesu odzyskiwania należności (notarialne poddanie się egzekucji, czy weksel in blanco), inne zaś służą zmotywowaniu dłużnika do spełnienia świadczenia (kara umowna, zadatek, prawo odstąpienia).
Zarówno weksel in blanco, jak i notarialne poddanie się egzekucji, są bardzo skutecznym sposobem na sprawne przeprowadzenie postępowania egzekucyjnego w stosunku do nierzetelnego kontrahenta – oba środki pozwalają szybko i stosunkowo niskim kosztem uzyskać tytuł wykonawczy przeciwko dłużnikowi (weksel uprawnia do wszczęcia postępowania nakazowego, które jest tańsze i szybsze, akt notarialny zaś wymaga jedynie nadania mu klauzuli wykonalności, bez udziału dłużnika). Środki te nie są jednak zbyt często stosowane w codziennych relacjach pomiędzy mniejszymi przedsiębiorcami lub w szczególności w przypadku zawierania umów droga elektroniczną – weksel in blanco budzi pewne obawy, sporządzenie aktu notarialnego wymaga zaś wizyty u notariusza. W branży kosmetycznej takie zabezpieczenie, poza dużymi kontraktami, będzie więc raczej rzadkością.
Częstym postanowieniem zabezpieczającym, z którego chętnie korzystają strony umów, jest zapis dotyczący kary umownej. Treścią zastrzeżenia kary umownej jest zobowiązanie się dłużnika do zapłaty wierzycielowi określonej kwoty pieniężnej w razie niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania. Można ją zastrzec tylko w stosunku do zobowiązań niepieniężnych (nie dotyczy zatem sytuacji, gdy dłużnik spóźnia się z zapłatą za towar lub usługę), o czym strony często zapominają.
Bardzo korzystnym zapisem, który warto umieścić w treści umowy, jest postanowienie dotyczące wysokości odsetek – w przypadku opóźnienia w realizacji świadczenia zawsze przysługują wierzycielowi odsetki w wysokości ustawowej. Jednak strony mają możliwość umownego ustalenia wysokości odsetek – może być ona dwa razy wyższa od ustawowej, co znacząco polepsza sytuację wierzyciela w przypadku opóźnienia w zapłacie przez kontrahenta.
Przy transakcjach o większej wartości często stosowanym zabezpieczeniem jest hipoteka ustanawiana na nieruchomości kontrahenta, czy zastaw rejestrowy na sprzedawanych przedmiotach – dzięki ujawnieniu ww. zabezpieczeń w oficjalnych rejestrach przedsiębiorca ma pewność, że kontrahent go nie oszuka, np. sprzedając majątek bez wiedzy wierzyciela, a w przypadku konieczności odzyskania należności na drodze sądowej jego roszczenie zostanie zaspokojone w pierwszej kolejności.
Umowa nie posiada postanowień zabezpieczających, a kontrahent zalega z płatnościami – co robić?
Z całą pewnością na lepszej pozycji znajduje się wierzyciel, który posiada mechanizmy zabezpieczające w umowie z kontrahentem. Jednak i to nie zawsze gwarantuje sukces. Również na etapie, w którym powstają opóźnienia w płatnościach, warto zastosować rozwiązania, które zmotywują dłużnika do uregulowania zobowiązań.
Pierwszym takim motywacyjnym działaniem może być dokonanie wpisu jego zobowiązania do jednego z rejestrów dłużników (np. BIG, czy KRD). Ujawnienie konkretnej nazwy firmy w rejestrze może znacznie utrudnić dłużnikowi otrzymanie w przyszłości kredytu, czy nawet przeszkodzić w zawarciu innej umowy. Warto również, przed zawarciem umowy z danym kontrahentem, sprawdzić, czy nie figuruje on w jednym z tych rejestrów. Z wnioskiem o raport gospodarczy może wystąpić każdy, kto posiada (darmowe) konto w którymkolwiek z rejestrów. Sam wniosek jest odpłatny, koszt to ok 30 zł (jeden podmiot/jeden rejestr).
W toku dochodzenia należności wierzyciel może także obciążyć dłużnika poniesionymi w związku z tym kosztami. Już od pierwszego dnia po upływie terminu płatności faktury wierzycielowi przysługuje prawo do naliczenia zryczałtowanych kosztów odzyskiwania należności w wysokości od 40 do 100 euro (w zależności od wysokości zobowiązania) za każdą przeterminowaną fakturę. Koszty te są niezależne od ewentualnych przyszłych kosztów sądowych, które również, na mocy orzeczenia sądu, dłużnik musi zwrócić wierzycielowi.
