Michał Łenczyński, Beauty Razem: przepraszamy za potknięcia dt. komunikacji o zmianie stawki VAT dla branży beauty, zmieniamy strategię medialną

Według analiz branżowych (SalonBiz, Avoschedule, Phorest) wskaźnik nieobecności sięga średnio 5–20 proc., a wdrożenie automatycznych przypomnień potrafi obniżyć go nawet o 30–60 proc. Brak klienta oznacza więc nie tylko straty finansowe, lecz także rozregulowanie grafiku i frustrację personelu.

Dlaczego klienci nie przychodzą?

Najczęstsze przyczyny to: zapomnienie o wizycie, nagłe zdarzenia losowe, brak jasnych zasad anulowania, niewygodny termin, a także niskie poczucie zobowiązania wobec salonu. Niektórzy klienci – zwłaszcza nowi – nie czują jeszcze więzi z marką, dlatego traktują wizytę mniej poważnie. Warto analizować dane: w które dni i godziny no-show zdarza się częściej, którzy pracownicy mają najwyższy wskaźnik nieobecności, czy problem dotyczy głównie nowych czy stałych klientów. Dane z systemu rezerwacji pomogą dobrać najlepsze środki zaradcze.

Przypomnienia i automatyzacja – pierwszy krok do poprawy

Najprostsze i najskuteczniejsze narzędzie to automatyczne przypomnienia. SMS, e-mail lub powiadomienie push wysłane 24–48 godzin przed wizytą potrafi radykalnie zmniejszyć liczbę nieobecności. Ważne, by komunikat był personalizowany – z imieniem klienta, nazwą usługi, terminem oraz możliwością szybkiego potwierdzenia lub zmiany wizyty. Dobre praktyki sugerują dwa przypomnienia: pierwsze – 48 h przed terminem, drugie – na kilka godzin przed usługą. Warto też dodać link „Potwierdź/Zmień termin”, by klient mógł łatwo zareagować.

Polityka odwołań i depozyty – przejrzystość to podstawa

Klient musi wiedzieć, jakie są zasady. Jasno określone reguły odwoływania i opłat za brak obecności działają prewencyjnie. Najczęściej spotykane rozwiązania to depozyt (10–30 proc. wartości usługi) lub obowiązek podania karty płatniczej przy rezerwacji. Salony stosujące taki model raportują spadek no-show nawet o 70 proc.. Kluczowa jest transparentność – regulamin powinien być widoczny w momencie rezerwacji, w wiadomości potwierdzającej i w salonie. Zasady budują profesjonalny wizerunek i poczucie wzajemnego szacunku.

Lista oczekujących i zarządzanie kalendarzem

Nie da się uniknąć wszystkich nieobecności, ale można zminimalizować ich skutki. W tym celu warto prowadzić listę oczekujących – klientów, którzy chcą „wskoczyć” na wcześniejszy termin. W momencie anulowania wizyty system automatycznie powiadamia ich o wolnym miejscu. Niektóre salony stosują też delikatny overbooking, zakładając 1–2 proc. rezerw nadmiarowych w dni o największym ryzyku nieobecności, jednak wymaga to ostrożności, by nie przeciążyć zespołu.

Segmentacja klientów – nie każdy wymaga tych samych zasad

Nowi klienci, osoby z historią nieobecności czy rezerwujący terminy „premium” (piątek, sobota) powinni mieć bardziej restrykcyjne zasady – np. obowiązkowy depozyt lub wcześniejsze potwierdzenie. Stali, lojalni klienci mogą mieć więcej elastyczności, bo zwykle nie stanowią problemu. Warto segmentować bazę i różnicować komunikację, zamiast stosować jeden sztywny regulamin dla wszystkich.

Edukacja i relacja – miękkie metody działają długofalowo

Nieobecności zmniejszają się także wtedy, gdy klient czuje emocjonalne przywiązanie do salonu. Pomaga w tym lojalnościowy system punktowy, indywidualne podejście („czekamy na Ciebie z Twoim ulubionym kolorem nr 45!”), przypomnienia o efektach poprzednich zabiegów czy krótka edukacja, dlaczego odwołanie wizyty w ostatniej chwili oznacza realną stratę. Warto też wysłać krótkie, grzeczne zapytanie po nieobecności – często klient doceni troskę i szybciej wróci.

Mierzenie skuteczności i ciągłe ulepszanie

Zarządzanie „no-show” to proces, nie jednorazowa akcja. W systemie warto śledzić: odsetek anulacji i nieobecności, ich wartość finansową, skuteczność przypomnień, reakcję klientów na depozyty. Na tej podstawie można testować warianty: różne godziny wysyłki wiadomości, różne progi depozytu, formy kontaktu. Istotne jest też szkolenie zespołu – każdy pracownik powinien umieć uprzejmie, ale konsekwentnie egzekwować zasady. Gdy polityka jest spójna, a klienci dobrze poinformowani, ryzyko strat znacząco maleje.

? Przykładowa komunikacja przypomnień dla salonu

• SMS – 48 godzin przed wizytą:

Dzień dobry, [imię]! Przypominamy o Twojej wizycie w [NAZWA SALONU] – [data, godzina]. Kliknij, aby potwierdzić lub zmienić termin: [link]. Do zobaczenia! ✨

• SMS – 2 godziny przed wizytą:

[Imię], czekamy dziś o [godzina] w [NAZWA SALONU]. Jeśli nie możesz dotrzeć, daj znać SMS-em – dzięki temu inny klient skorzysta z Twojego terminu ?

• E-mail – dzień przed wizytą:

Temat: Twoja jutrzejsza wizyta w [NAZWA SALONU] ?

Cześć [imię],

jutro o [godzina] widzimy się na [rodzaj usługi]. Jeśli chcesz coś zmienić, kliknij poniżej. Dziękujemy, że dajesz nam znać z wyprzedzeniem – dzięki temu możemy lepiej planować nasz czas.

Do zobaczenia wkrótce!

Zespół [NAZWA SALONU]

• Wiadomość WhatsApp/powiadomienie push – 3 godziny przed wizytą:

Hej [imię]! ? Przypominamy o Twojej dzisiejszej wizycie w [NAZWA SALONU]. Jeśli coś się zmieniło, kliknij tutaj, by przełożyć termin ➡️ [link]

Jakie meble i sprzęty są podstawą w salonie fryzjerskim?

Podstawą wyposażenia każdego salonu są stanowiska fryzjerskie. To miejsca robocze z dużym lustrem i stabilnym blatem, gdzie fryzjer może mieć pod ręką wszystkie niezbędne akcesoria. Niezbędne są także myjnie fryzjerskie, które zapewniają komfort zarówno klientowi, jak i pracownikom. Do tego dochodzą wózki fryzjerskie, pozwalające szybko sięgać po potrzebne narzędzia oraz odpowiednie oświetlenie, najlepiej neutralne, które nie wpływa negatywnie na postrzeganie kolorów włosów. Warto również pamiętać o strefie recepcyjnej i wygodnych miejscach do siedzenia dla oczekujących klientów. Całość wyposażenia powinna być spójna wizualnie i dopasowana do charakteru marki, którą chcesz budować.

Zadbaj o komfortowe miejsca do siedzenia dla swoich klientów

Fotel lub krzesło fryzjerskie to jeden z najintensywniej eksploatowanych mebli w salonie. Spędza w nim czas każdy klient, a fryzjer pracuje wokół niego nawet przez kilka godzin dziennie. Dlatego liczy się nie tylko wygląd, ale przede wszystkim ergonomia i trwałość. Dobre krzesło powinno mieć regulację wysokości, solidną podstawę, wygodne siedzisko oraz oparcie zapewniające komfort plecom klienta. Warto zwrócić uwagę na jakość materiałów. Tapicerka powinna być odporna na zabrudzenia, łatwa do czyszczenia i przyjemna w dotyku. Inwestycja w solidne krzesło lub fotel to inwestycja w wizerunek salonu i wygodę pracy oraz ważny element, na którego wybór warto poświęcić więcej czasu.

Co wyróżnia polskich producentów mebli fryzjerskich?

Polscy producenci mebli fryzjerskich od lat cieszą się uznaniem w branży. Kolekcje marki Ayala i Panda są najchętniej wybierane przez fryzjerów w Polsce i zagranicą. Ayala powstała w 1991 roku i szybko stała się jednym z liderów na krajowym rynku wyposażenia salonów. Ich projekty wyróżniają się nowoczesnym designem, dbałością o ergonomię i dużą możliwością personalizacji. Panda z kolei działa od 1990 roku, zdobywając renomę dzięki solidnym konstrukcjom i eleganckim kolekcjom, które trafiają zarówno do nowoczesnych, jak i klasycznych wnętrz. Wybierając meble Ayala czy Panda, inwestujesz nie tylko w wysoką jakość, ale także wspierasz rodzimą produkcję, co jest dodatkowym atutem dla świadomych przedsiębiorców.

Na co jeszcze zwrócić uwagę przy wyborze?

Oprócz jakości i wyglądu, niezwykle istotna jest funkcjonalność. Meble powinny być łatwe w utrzymaniu w czystości, odporne na chemikalia i codzienne użytkowanie. Dobrym pomysłem jest wybieranie rozwiązań modułowych, które można łatwo przestawiać lub uzupełniać wraz z rozwojem salonu. Nie zapominaj też o detalach jak uchwyty, organizery, podnóżki czy dodatkowe półki, bo drobiazgi te potrafią znacząco poprawić ergonomię pracy.

Gdzie szukać sprawdzonego wyposażenia do salonu fryzjerskiego?

W dobie zakupów online znalezienie odpowiedniego wyposażenia jest łatwiejsze niż kiedykolwiek. Warto jednak wybierać sklepy, które specjalizują się w branży fryzjerskiej, mają szeroką ofertę i współpracują z renomowanymi producentami. Takim miejscem jest Fryzomania, dostępna na stronie www.fryzomania.pl, czyli hurtownia online, która oferuje zarówno meble polskich i światowych marek, jak i szeroki wybór sprzętów, akcesoriów oraz kosmetyków niezbędnych w codziennej pracy fryzjera. Dzięki temu w jednym miejscu możesz skompletować całe wyposażenie swojego salonu.